3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок работы с входящими документами

Работа с входящими документами

Входящие документы — это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

  • 1) первичную обработку;
  • 2) предварительное рассмотрение, разметку;
  • 3) регистрацию;
  • 4) рассмотрение документов руководством;
  • 5) направление на исполнение;
  • 6) контроль исполнения;
  • 7) исполнение документов;
  • 8) подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private»). Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости — часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде организаций применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 — генеральный директор, 02 — зам. директора и т. п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей предприятия, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Рассматривая входящий документ, руководитель должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для исключения потерь перемещение документов между исполнителями осуществляется через ОДО или секретаря-референта с фиксацией факта передачи в журнале регистрации.

Для обеспечения оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком «Переписка с внешними организациями за 2011 г. (входящие)».

Порядок работы с входящими документами в компании

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

— первичную обработку (распаковка, учет, сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые);

— рассмотрение документов руководством, оформление резолюций;

— исполнение и контроль исполнения

— прием исполненного документа и снятие его с контроля;

— проставление отметки об исполнении документа;

— подшивку документов в дела, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличие приложений.[8, C. 28]

Вся поступающая в ООО «КРАВТ» корреспонденция принимается секретарем службы ДОУ.

Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается по вышеизложенной схеме, как правило, в день поступления. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете)) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете) «Ошибочно доставлено».

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой «Лично». Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

— если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

— если дата документа существенно отличается от даты его получения;

— если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит «дата документа».

— В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указывается наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и, при необходимости, количество листов основного документа и приложения.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп «Вернуть в службу ДОУ».

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, неподлежащих регистрации находится в службе ДОУ организации. (См. Приложение 1)

Регистрация входящих документов осуществляется службой ДОУ. [10, C. 6]

Регистрационным номером входящего документа является его порядковый номер по журналу регистрации, возрастающий в пределах года, дополненный индексом канцелярии по номенклатуре дел и индексом дела по номенклатуре, в котором будет подшиваться данный документ. Регистрационный номер переносится в регистрационный штамп. [17, C. 105]

Например, регистрационный номер входящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06-02/135, где 06 – индекс службы ДОУ, 02 – индекс дела «Входящие письма», 135 – порядковый номер по журналу регистрации.

После регистрации копия входящего документа обязательно сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение директору, его заместителям согласно установленному распределению должностных обязанностей, начальникам структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Срочные документы передаются на рассмотрение по мере получения. Документами срочного характера являются документы, которые положительно повлияют на текущую или будущую деятельность организациии требующие незамедлительного рассмотрения в настоящий момент.

Документы, предназначенные к рассмотрению директором, заместителями директора и руководителями структурных подразделений, подаются секретарем службы ДОУ ежедневно с 14:00 до 15:00.

Читать еще:  Слабые места и недостатки Хонды Аккорд 8-го поколения

Помощник руководителя осуществляет полистный просмотр документов, переданных на рассмотрение директору и заместителю директора по финансам и экономике, с целью выявления неправильно оформленных документов или не полностью оформленных, а также отсутствия всех необходимых резолюций.

Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Фамилия исполнителя секретарем службы ДОУ переносится в журнал регистрации входящих документов.

Далее секретарь службы ДОУ передает документ в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию, с обязательным уведомлением службы ДОУ о движении документа.

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:

1) прием (доставку) корреспонденции;

2) первичную обработку;

3) предварительное рассмотрение;

5) рассмотрение руководством предприятия;

6) передачу исполнителям;

7) исполнение документа;

8) возврат на постоянное хранение.

Содержание работ и нормы времени на их вы­полнение представлены в табл. 1[3].

Доставка документов на предприятие осуществ­ляется, как правило, средствами фельдъегерской, почтовой и электрической связи. С помощью фельдъ­егерской (курьерской) связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений.

С помощью почтовой связи доставляется письмен­ная корреспонденция в виде простых и регистриру­емых писем, почтовых карточек, бандеролей и ких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, телетай­пограммы, факсограммы, телефонограммы, сообще­ния электронной почты

Значение нормы, ч на 1 ед.

Прием корреспонденции, проверка целостно­сти упаковки и вложений, правильность адре­сации, вскрытие конверта, систематизация до­кументов, заполнение регистрационных карто­чек, простановка штампов, распределение до­кументов на подлежащие передаче руководи­телю предприятия или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в струк­турные подразделения предприятия

Поступившие телеграммы принимаются под роспись от работника почтового ведомства с простав­лением даты и времени ее получения. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, после чего немедленно передаются на рассмотрение руководству и — по его результатам — на исполне­ние соответствующим должностным лицам (струк­турным подразделениям) предприятия.

Текст телефонограммы принимается (записыва­ется получателем — как правило, дежурным сотруд­ником секретариата. — Авт.) на специальном блан­ке или в журнале, после чего немедленно передается должностному лицу, которому она адресована.

Факсимильные сообщения и сообщения электрон­ной почты E-mail принимаются дежурным сотруд­ником секретариата и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности содержащейся в сообщениях информа­ции.

При приеме особое внимание обращается на пра­вильную адресацию поступившей деловой корреспон­денции. Принятые документы укладываются в порт­фель (сумку, мешок и пр.). Первичная обработка принятых документов производится сотрудниками группы (участка) делопроизводства службы ДОУ[4]. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, из них

Извлекается все содержимое[5]'[6].

При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного докумен­та проставляется регистрационный штамп (» Входя­щий № «). После этого сведения о документе вно­сятся в журнал учета.

При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная а сами носители

Передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными указанными в

Предварительное рассмотрение документов про­водится с целью распределения поступивших доку­ментов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непо­средственно тем должностным лицам и структурным подразделениям предприятия, которым они предна­значены[7]. Документы, адресованные предприятию (руководству предприятия), учитываются и предвари­тельно рассматриваются в службе ДОУ.

После предварительного рассмотрения они пере­даются на рассмотрение руководите­лю предприятия или соответствующему должност­ному лицу (структурному подразделению) для при­нятия решения. В обязательном порядке на рассмотрение руководства предприятия передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также содержащие важ­ную (конфиденциальную) информацию по осново­полагающим вопросам деятельности предприятия (кадровые, финансовые и т. п.).

Передача документов на последующее рассмот­рение должна как в день их поступления на предприятие. Рассмотрение ру­ководством предприятия поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого руководи­телем управленческого решения.

Возвращенные в делопроизводство документы направляются на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, указан­ным в резолюции. Предварительно содержание ре­золюции фиксируется в специальном журнале. На документы, исполнение которых подлежит контро­лю, ставится соответствующая отметка («На конт­роль», «К» и т. п.).

Должностные лица или начальники (ответствен­ные исполнители) структурных подразделений вещаются службой ДОУ о необходимости получить тот или иной документ на исполнение. Прибывшим работникам документы выдаются под роспись в жур­нале учета документов на срок, необходимый для исполнения документа.

Документы, которые адресованы на исполнение нескольким должностным лицам (структурным под­разделениям), передаются им поочередно или одно­временно (в последнем случае копировально-множи­тельным бюро службы ДОУ изготавливается необ­ходимое число копий. — Авт.). Подлинник доку­мента передается ответственному исполнителю (указанному в резолюции в качестве такового или же указанному первым. — Авт.)[8].

Исполнение документа производится соответству­ющими должностными лицами (структурными под­разделениями) предприятия в сроки, установленные резолюцией или вытекающие из содержания и ха­рактера документа (о сроках исполнения докумен­тов подробнее см. приложение 1. — Авт.). Сведе­ния о сроках исполнения отдельных видов докумен­тов представлены также в табл. 2[9].

Исполненный документ с соответствующей отмет­кой подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается от­

Сведения о сроках исполнения отдельных видов документов

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами (поступающими в организацию) включает следующие основные этапы: прием (доставку) корреспонденции, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хранение.

Прием (доставка) корреспонденции в организацию осуществляется различными средствами:

О с помощью курьерской (фельдъегерской) связи — доставляются наиболее важные и ценные отправления;

О с помощью почтовой связи — доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания;

О по каналам электрической связи поступают телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Первичная обработка принятых документов в организациях с небольшим объемом документооборота выполняется специально назначенным лицом (секретарем, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях со значительным объемом документооборота — специальной службой. При этом особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

Упаковка документов (конверты, бандероли и проч.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по сведениям, указанным на конверте, можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «Лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

При отсутствии листов документа или приложения об этом ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в «Журнале регистрации входящих документов» (в графе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме.

Предварительное рассмотрение документов содержит ряд обязательных операций. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждой организации составляется перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации:

О поздравительные письма и телеграммы;

О пригласительные билеты;

О корреспонденция с пометкой «лично»;

О извещения, сообщения о встречах, переговорах;

О программы конференций, совещаний и т.п.;

О документы первичного бухгалтерского учета — банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки;

О документы первичного материального учета — накладные, наряды, заявки, копии платежных требований;

О документы первичного статистического учета и отчетности;

О документы по кадровым вопросам и повышению квалификации — постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы;

Читать еще:  Система центрального впрыска Mono Jetronic

О документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли — периодические издания, рекламные материалы, каталоги, плакаты, выставочные буклеты;

О документы, поступающие в адрес общественных организаций.

На первой странице регистрируемых документов автоматическим нумератором или резиновым штемпелем проставляется «отметка о поступлении документа» (реквизит 29) — наименование организации-получателя, входящий номер документа, дата его поступления, время поступления (при необходимости). При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, упрощающими работу с документами.

После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Ввод документа в информационно-поисковую систему организации производится путем записи соответствующих реквизитов в регистрационные формы — регистрационно-контрольные карточки, экранные формы, регистрационные журналы.

Затем проводится разметка (сортировка) поступивших документов с целью распределения их по исполнителям и структурным подразделениям. Входящие документы распределяются для их передачи руководителю организации, заместителям руководителя, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

На рассмотрение руководства организации в обязательном порядке передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности организации (кадровые, финансовые и т.п.). Изучив содержание документов, руководитель оформляет резолюцию, отражающую суть принятого управленческого решения (реквизит 17). Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся сек- ретарем-референтом в регистрационный журнал.

Направление на исполнение ответственным исполнителям (структурным подразделениям) организации возвращенных в делопроизводство документов производится под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

На контроль руководитель может поставить отдельные важные или срочные документы. Контроль исполнения содержит следующие операции:

О занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы;

О установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

О извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

О фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

  • 0 информирование руководства о результатах контроля;
  • 0 снятие документа с контроля по указанию руководителя;
  • 0 подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники службы ДОУ, секретари-референты.

Сроки исполнения лепятся на индивидуальные (указываются в резолюции руководителя или в тексте документа) и на типовые (устанавливаются нормативными актами высших органов власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами).

Изменение сроков исполнения проводится руководителем, поставившим документ на контроль, не менее чем за 3 дня до окончания срока (для индивидуальных сроков) или введением нового нормативного акта (для типовых сроков). Для входящих документов сроки исполнения считаются с даты поступления, для внутренних и исходящих — с даты подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, в резолюциях используют формулировку: «. исполнить до 00.00.2008» или «. исполнить к 00.00.2008».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после того, как исполнитель провел конкретную работу. Исполненный документ с соответствующей отметкой (реквизит 28) и отметкой об исполнении в учетной форме подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело вместе с материалами, подтверждающими его исполнение (контрольные экземпляры писем и проч.).

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:

— секретари и помощники руководителей структурных подразделений;

— Специалист по документообороту АдмО;

— Руководитель группы ГДР АдмО;

1.1.3 Настоящий Порядок отменяет действие Порядка информационного обмена с контрагентами, ПР-502 от 24.07.2002.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы:

1. Инструкция пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум», 2010.

2. Инструкция пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум» », 2010.

1.3 Термины, определения и сокращения

По направленности документы делятся на исходящие и входящие.

Внешний документ — документ, направленный или полученный за пределы/пределами организации, в которой он создан.

Внешний исходящий документ — документ, выполненный на фирменном бланке Компании, имеющий подпись Генерального директора или уполномоченного должностного лица, зарегистрированный в установленном порядке и служащий одним из средств коммуникации с внешними организациями. Право подписи исходящих документов имеют должностные лица, занимающие должность не ниже Начальника отдела или лица, замещающее его.

ВНешний входящий документ – документ, поступивший в Компанию из внешней организации.

В настоящем документе применяются следующие термины и определения:

ГД – Генеральный директор.

ГДР АдмО – группа документооборота и регламентации Административного Отдела.

ЗГД по персоналу — Заместитель генерального директора по персоналу.

СЗ — служебная записка.

П/о – почтовое отделение.

2 Общая характеристика процесса работы с исходящими документами

2.1 Цель и задачи процесса

Целью процесса является обеспечение информационного обмена компании с внешними организациями.

Задачами процесса являются:

— разработка, согласование и подписание исходящих документов

— прием документов на архивное хранение, архивное хранение документов в ГДР АдмО, допуск к документам, находящимся на архивном хранении

— уничтожение документов в бумажной форме с истекшим сроком хранения.

2.2 Условия выполнения процесса

2.2.1 Условия начала

Процесс начинается с момента:

— инициации создания исходящего документа;

— в плановом порядке;

— в оперативном порядке.

2.3.2 Условия завершения

Процесс заканчивается ознакомлением с РД всех сотрудников Компании, указанных в списке доведения.

2.3.3 Условия отмены

Процесс отменяется в случае принятия решения о нецелесообразности разработки РД. Такое решение может быть принято:

— на этапе согласования:

O руководителем подразделения-разработчика;

O нормоконтролером проекта — сотрудником ГДР АдмО;

O дополнительно согласующими должностными лицами,

— на этапе подписания РД:

O подписывающим должностным лицом.

3 Издание, регистрация, хранение исходящих и входящих документов

3.1 Издание исходящих документов

Действие
Кто выполняет
Срок выполнения

Получение задачи на подготовку документа

По получению задания

Не более 1 рабочего дня с момента получения задания

Согласование (внесение, в случае необходимости, изменений во взаимодействии с другими должностными лицами)

Должностные лица, согласующие документы

Не более 1 рабочего дня с момента получения

Подписание у Генерального директора(или у уполномоченного лица)

Не более 1 рабочего дня с момента получения

Регистрация в ГДР АдмО

Специалист по документообороту ГДР АдмО

3.2 Регистрация и хранение исходящих документов

3.2.1 Вся исходящая корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" специалистом по документообороту ГДР АдмО. Не зарегистрированный в ГДР АдмО документ считается недействительным. Регистрация исходящего документа осуществляется путем:

— ежегодной сквозной нумерации;

— проставления даты регистрации;

— занесения данных об исходящем документе.

3.2.2 После присвоения исходящего номера и заполнения электронной карточки РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ", оригинал документа возвращается исполнителю. Исполнитель делает сканированную копию документа, пересылает ее специалисту по документообороту ОДР АдмО. После этого сканированные копии документов «привязываются» специалистом по документообороту ГДР АдмО к электронной карточке РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа и исходящими документами» в ООО "ХХХ", где хранятся в течении 5 лет, в отдельных случаях «до минования надобности».

3.2.3 Документы к отправке готовятся в структурных подразделениях исполнителями, подписываются у руководителей и конвертируются секретарями структурных подразделений, либо помощниками менеджеров, в зависимости от содержания, степени конфиденциальности и. т.п. Прием корреспонденции для отправки экспресс — почтой осуществляется ежедневно до 16:30.

3.2.5 При оформлении международных отправлений адрес получателя указывается латинскими буквами на английском языке, с указанием страны, города, код города, улицы, дома, компании, фирмы, контактной персоны, телефона получателя. Передавать документы для отправки в открытом виде, а так же без указания точных почтовых адресов получателя и отправителя на конвертах запрещается. Экспресс-почта не осуществляет доставку денег, кредитных карт, векселей и пр.

3.2.6 На заказную корреспонденцию специалистом по документообороту ГДР АдмО составляется реестр рассылки, который датируется, подписывается специалистом ГДР АдмО и подшивается в папку для хранения. Оригиналы реестров хранятся в архиве ГДР АдмО в течении 1 года. Простая корреспонденция отправляется без реестра. Для корреспонденции, отправляемой экспресс–почтой специалистом по документообороту ГДР АдмО заполняется квитанция с полной информацией о получателе и передается курьеру на пост №1. Вся простая и заказная корреспонденция отправляется через п/о «Почта России» специалистом по документообороту ГДР АдмО ежедневно утром.

Читать еще:  Выбираем масло в механическую и автоматическую коробку передач Лада Веста

3.2.7 В тех случаях, когда конверт (пакет) для отправки оформлен неверно, его возвращают исполнителю, через секретаря подразделения или помощника менеджера, для устранения недочетов.

3.3 Регистрация входящих документов

3.3.1 Входящая корреспонденция делится на простую и официальную, (адресованную ГД), требующую рассмотрения, вынесения резолюции, ответа на запрошенную информацию. Поступающая в ООО "ХХХ" документация является служебной и подлежит регистрации, что предусматривает вскрытие конвертов. Содержимое конвертов подлежит учету вне зависимости от источника и способа доставки (почта, оказия, курьер, телефонограмма, факс и пр.). Конверты, поступившие в ООО "ХХХ" в запечатанном виде не вскрываются для регистрации, если адресатом является Генеральный директор, Члены Совета Директоров, члены Совета Правления, если стоит гриф «Конфиденциально» на конверте с указанием фамилии получателя.

3.3.2 Регистрация входящей корреспонденции осуществляется как на бумажном носителе, так и в СЭД «Директум», в зависимости от ее типа. Простая входящая корреспонденция регистрируется в журнале «входящая корреспонденция», официальная документация регистрируется в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ".

3.3.3 Каждому документу, поступающему в ГДР АдмО, присваивается порядковый номер/сокращенное название отдела, в пределах регистрируемого массива документов. Для официальных писем специалистом по документообороту ГДР АдмО заводится карточка РКК в СЭД Директум, согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", где проставляется порядковый входящий номер, дата регистрации, краткое содержание документа, определяется местонахождение документа, кому он будет передан, после этого к карточке РКК специалистом по документообороту ГДР АдмО прикрепляется копия сканированного документа для хранения в архиве СЭД «Директум» ГДР АдмО. Хранятся данные документы в течение 5 лет.

3.3.4 Информационные документы, присланные для сведения, а также поздравительные открытки, пригласительные билеты, печатные издания, рекламные извещения, корреспонденция личного характера не подлежат обязательной регистрации в ГДР АдмО.

3.4 Порядок получения почтовых отправлений в отделениях связи

3.4.1 Ежедневно, утром, до 10 часов, специалист по документообороту ГДР АдмО получает и отправляет в почтовом отделении корреспонденцию для ООО "ХХХ", а также для «ООО "ХХХ"» и ДЗО сегмента «Дистрибуции». Заказные, простые, ценные письма, телеграммы, посылки, бандероли, извещения и уведомления на регистрируемые почтовые отправления и т. п., специалист по документообороту ГДР АдмО получает на основании доверенности, оформленной на специалиста ГДР АдмО, (на ведение дел, которая хранится в отделении связи). Оформляется данная доверенность на текущий год.

3.4.2 Заказная корреспонденция выдается почтовым отделением по реестру п/о. Специалист по документообороту ГДР АдмО удостоверяется в наличии писем, сверяя номера заказной корреспонденции с номерами, указанными в реестре, расписывается в реестре, копия которого остается в почтовом отделении. Оригинал реестра хранится в ГДР АдмО в течение года.

3.4.3 Посылки и бандероли регистрируются специалистом по документообороту ГДР АдмО в журнале «входящая корреспонденция» и не вскрывая передаются через секретарей структурных подразделений.

3.4.4 Телеграммы для ООО "ХХХ" получает специалист по документообороту ГДР АдмО в почтовом отделении, регистрирует в «Журнале регистрации» и передает под роспись секретарю подразделения.

3.4.5 Корреспонденцию, доставляемую в ООО "ХХХ" при помощи Курьерской службы, специалист по документообороту ГДР АдмО получает у охраны СБ на Посту №1, расписываясь в соответствующем журнале о получении. Сотрудник СБ осуществляет прием корреспонденции согласно «Инструкции по приему корреспонденции на Посту №1» рег.№ И-77 от 09.12.1999. Полученная от курьера корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО специалистом по документообороту в установленном порядке, в журнале «Входящая корреспонденция», либо в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", и передается в структурные подразделения через секретарей и помощников руководителей, либо через «Центр информационного обмена» (3 этаж).

4 Архивное хранение и уничтожение корреспонденции ООО "ХХХ"

1. информационные документы

2. поздравительные письма и пригласительные билеты

3. печатные издания

5. рекламные извещения

6. накладные, инвойсы

4.2 Право доступа к документам, хранящимся в архивах с грифом ДСП, имеет специалист по документообороту, руководитель группы и начальник АдмО. Выносить дела из помещения архива запрещается. Найденный документ из дела не изымается, а выдается его копия. Если возникает необходимость в выносе дела за пределы архива, на имя Начальника АдмО оформляется СЗ о выдаче дела. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника АдмО, с обязательным составлением акта об изъятии с вложением листа – заменителя, на место изъятого документа.

4.3 Уничтожение документов по истечении срока хранения, производится после проведенной экспертизы ценности документов и на основании утвержденного Генеральным директором акта об уничтожении, составленного комиссией в составе не менее трех человек.

5 Порядок использования внешней электронной почты

5.1 Все электронные письма, входящие на адрес ежедневно обрабатываются и сортируются специалистом по документообороту ГДР АдмО.

5.2 Электронные письма не подлежат регистрации и архивированию, т. к. носят рекламный характер.

5.3 Письма без указания фамилии получателя отправляются специалистом по документообороту ГДР АдмО секретарям соответствующих подразделений, как с указанием фамилии получателя непосредственно на электронный адрес получателя.

5.4 Подозрительные письма не имеющие темы, без указания отправителя, с предупредительными анонсами антивирусной программы, не вскрываются и удаляются незамедлительно.

6 Порядок оформления и подготовка к отправке подарков для клиентов

6.1 Если возникает необходимость произвести рассылку подарков для поздравления поставщиков, клиентов или иных контрагентов, специалистом подразделения, ответственным за отправку подарков подается список в ГДР АдмО, подписанный Начальником отдела, с указанием полных адресов получателей по форме:

Организация работы с входящими документами

Обработкой поступающих в организацию документов, независимо от адресата корреспонденции, занимаются специально выделенный работник службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела), секретарь учреждения или централизованная экспедиция (рис. 5.2).

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При этом упаковка уничтожается. Исключение составляют случаи, когда:

  • • обратный адрес и фамилия отправителя не указаны во вложениях;
  • • в документе не указана дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • • присланная корреспонденция требует доплаты;
  • • полученная корреспонденция носит личный характер, но на упаковке или конверте отсутствует гриф «Лично».

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на регистрируемые и нерегистрируемые, требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Как правило, не подлежат регистрации:

  • • письма, присланные для сведения;
  • • телеграммы и письма с пометкой «Лично»;
  • • документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, кредитные справки и др.);
  • • документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и др.);
  • • документы первичного статистического учета и отчетности (сводки и информация, присланная для сведения);
  • • документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (объяснительные записки, планы, программы и др.);
  • • документы, адресуемые общественным организациям;
  • • печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
  • • пригласительные билеты.

Рис. 5.2. Схема работы с входящими документами в организации

Предварительное рассмотрение документов осуществляется на основании оценки их содержания и установленного в организации распределения обязанностей. На рассмотрение руководителя направляются документы правительственных и вышестоящих органов, а также документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности данной организации, требующим решения руководства. Адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам документы передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме.

Телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст телефонограммы записывается (печатается) на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение.

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю или по его решению иным должностным лицам. После рассмотрения руководством документы возвращаются в службу ДОУ. Содержание резолюции вносится в регистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Источники:

http://vuzlit.ru/228851/rabota_vhodyaschimi_dokumentami
http://studopedia.ru/15_80866_poryadok-raboti-s-vhodyashchimi-dokumentami-v-kompanii.html
http://msd.com.ua/delovye-dokumenty-v-primerax-i-obrazcax/poryadok-raboty-s-vxodyashhimi-dokumentami/
http://studref.com/450324/turizm/poryadok_raboty_vhodyaschimi_dokumentami
http://hr-portal.ru/doki/poryadok-raboty-s-vhodyashchimi-dokumentami
http://studme.org/1842112021879/dokumentovedenie/organizatsiya_raboty_vhodyaschimi_dokumentami

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector